LA GESTION DE PROJETS
Dans le cadre des services que nous proposons dans le domaine de la dématérialisation des procédures et de l’accompagnement à la certification dans le domaine du Commerce International ou RSE nous proposons à nos clients une démarche orientée PROJET.
En effet dans le respect des exigences et recommandations des organismes d’habilitations nous avons jugé important de mettre en place cette organisation de façon à ce que nos clients, à travers la plateforme que nous meetons à leur disposition, puissent visualiser l’avancement du projet à quel que niveau que ce soit de la hiarachie.
En effet , que ce soit au moment de la présentation de la démarche ou de la rédaction de l’offre et ensuite la prise en charge du projet il est nécfessaire de présenter les informations de base du projet comme:
- Rappel du contexte
Important car il fixe les limites du besoin et son cadre d’application. Si le contexte et le périmètre du projet ne sont pas clairs, le projet peut sortir de son cadre et est appelé à l’échec.
- L’expression des besoins
Une bonne expression des besoins doit être comprise par tous les lecteurs, de l’utilisateur final au membre de l’équipe de réalisation en passant par le management.
- La description des exigences
Les contraintes doivent être précisées dans l’expression des besoins. Elles influencent les livrables et sont souvent sources de risques.
SUIVI DES LIVRABLES
Les livrables sont déterminants concernant les projets dont nous avons la charge et ils font le leurs succès, en suivant leur évolution et leur validation jusqu’à la livraison de la version conforme aux exigences des parties-prenantes. Ces livrables sont défnis dès la rédaction du cahier des charges et ils sont déjà identifiés dès la phase de planification du projet.
- Cahier des charges fonctionnel (CdCF): décrit les fonctionnalités attendues du produit ou du projet, ainsi que les exigences fonctionnelles associées
- Cahier des charges technique (CdCT): décrit les caractéristiques techniques requises pour la conception et la réalisation du produit ou du projet, ainsi que les normes à respecter
- Cahier des charges de sécurité (CdCS): décrit les exigences en matière de sécurité du produit ou du projet, notamment les mesures de protection, les contrôles d’accès et les procédures de sauvegarde
LES INDICATEURS DE GESTION DU PROJET
A partir de la platefrome que nous utilisons et que nous mettons à disposition de nos clients nous mettons en place les indicateurs de gestion de chaque projet:
- KPI de coût surveiller les écarts de coûts pour mesurer si le coût du projet effectif est différent du coût prévu au départ,
KPI1 = (Coût réel – coût prévisionnel / coût prévisionnel
- KPI de délai mesurer si une tâche a duré plus longtemps que ce qui a été planifié initialement
KPI2 = (Durée réelle-Durée Initiale / Durée Initiale
- KPI de ressources Ecart de Productivité des ressources du projet, en temps réel on mesure le nombre de jours homme consacrés au regard du pourcentage de réalisation de la tâche.
KPI3 = Nombre de jours homme consacrés *% de réalisation de la tâche
On compare ce nombre de jours homme planifiés pour atteindre ce même % de réalisation de la tâche pour évaluer soit un retard ou une avance sur le planning ou un respect du planning.
Du fait que nous devons gérer plusieurs projets simultanément il est important pour nous de mettre en place des rapports de suivi de proejts, pour rappel ces rapports doivent être utilisés tout au long des phases d’exécution et de contrôle de chaque projet afin d’assurer une bonne surveillance de projet et notamment lors des réunions de revue de projet ou des comités de pilotage.
JUSTIFIER LE PROJET
Tout projet doit avoir un sens pour l’organisation.
Qu’il soit initié par un sponsor de projet, un bureau des projets (PMO) ou toute autre autorité légitime, le projet doit être justifié.
Cela signifie qu’il doit faire l’objet d’une étude préalable visant à valider le besoin, l’investissement nécessaire (humain et financier) et le bénéfice attendu.
Qu’il soit nommé, « Cas d’affaire », « Business case » ou « Étude d’opportunité », ce document constitue un prérequis essentiel au démarrage du projet.
LA CHARTE DU PROJET OU NOTE DE CADRAGE
Cet élément est un des éléments de la fondation d’un projet réussi car cela permet d’avoir la certitude que le projet est compris de toutes les parties-prenantes (internes et externes) et que les étapes du projet sont assimilées de tous.
Confirme l’existence du projet en décrivant précisément ce dernier et les résultats à obtenir.
Confère au gestionnaire du projet l’autorité nécessaire pour utiliser les ressources organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement du projet.
C’est l’élément déclencheur du cycle de vie du projet. Elle arrive après l’étude d’opportunité et elle est suivie par la phase de planification du projet.
PLANNIFICATION DU PROJET
Dans notre cas de figure, du fait que les projets que nous gérons sont pris en mains à l’étranger et à travers des ressources locales nous avons trois contraintes (délais, budget et périmètre), il n’y a pas de secret, nous avons l’obligation de le planifier.
La planification d’un projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, et à estimer leurs charges et déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation.
Mais aussi à réfléchir sur la façon dont les risques projet seront gérés, et surtout veiller à ce que la communication avec les parties prenantes du projet soit maitrisée.
Il est donc nécessaire de prendre le temps qu’il faut pour planifier un projet en détail avant de passer à l’action.
À chaque tâche définie, associez un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées et prévisionnelles, une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme et surtout une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin.
Chaque tâche doit être assez courte, moins de quinze jours.
LA GESTION DES RESSOURCES
Du fait que notre démarche et les recommandations faites par les institution nous devons être attentifs à l’implication d’une part de l’équipe du projet et d’autre part les prestataires :
- L’équipe projet
Les ressources nécessaires à la réalisation du projet doivent être gérées pendant la phase d’exécution. Cela peut inclure la gestion des ressources humaines, telles que le recrutement, la formation, l’affectation des tâches et l’évaluation des performances, ainsi que la gestion des ressources matérielles, telles que les équipements, les fournitures et les locaux. L’équipe projet doit être constituée avec prudence et bien gérée.
- Les prestataires
C’est pourquoi nous attachons une grande importance au cahier de charges finalisé et publié, il est question de sélectionner les prestataires et ensuite de gérer les approvisionnements et les prestations de votre projet. Le choix des prestataires peut inclure l’externalisation de services spécifiques ou l’engagement de consultants spécialisés. Cela implique l’identification des besoins, l’évaluation des offres, la négociation des contrats et la sélection du prestataire le plus approprié pour répondre aux exigences du projet.
De façon générale la gestion des approvisionnements englobe les activités liées à l’approvisionnement en matériaux, équipements ou services nécessaires à l’exécution du projet.
CONTROL ET SUIVI DES PROJETS
Lorsque nous prenons en charge un projet les principales étapes du processus sont les suivantes:
- La définition de la feuille de route du contrôle de projet dans laquelle les outils de contrôle et de monitoring ainsi que les fréquences des reports et les KPI qu’il faut surveiller
- L’établissement d’une ligne de base sur tous les aspects du projet: périmètre, planning, budget, qualité qui serviront de référence pour les activités de contrôle et monitoring
- Evaluer régulièrement l’état du projet par rapport à la référence et aux KPIs, pour permettre des actions correctives rapides et minimiser l’impact des dérives
- Identifier les risques potentiels et évaluer leur impact sur les objectifs de projet. Faire des plans le cas échéant pour les éviter ou en diminuer l’impact
- Prendre des actions pour remettre le projet sur les rails si des dérives sont observées
- Etablir des reportings réguliers aux différentes parties prenantes. Cela permet d’avoir une bonne communication et qu’il y ait le même niveau d’information pour tous.
COMITE DE PILOTAGE
La mise en place du comité de pilotage au lancement de tout projet dont les missions seront de:
- Conserver l’engagement des décideurs et sponsor du projet
- Vérifier qu’on est sur le « bon chemin » en s’assurant que le top management des entités impliquées dans le projet, est aligné sur l’avancement et rectifier si besoin
- Partager les difficultés et risques du projet et avoir le sponsorship du management pour faire avancer les choses plus rapidement
- Prendre des décisions sur les points de blocages éventuels (conflit sur l’utilisation de ressources, changement de périmètre, autres contraintes impactant les coûts, qualité ou délais des projets)
SUIVI DE BUDGET
Du fait que notre vocation est d’accompagner nos clients vers l’amélioration de leur performance il est important pour nous de suivre les indicateurs de performance de chaque projet que nous gérons.
Cette démarche nous permet de surveiller et de suivre du point de vue budgétaire chacun des proejets que nous gérons grâce à la mise en place d’indicateurs de performance.
Pour contrôler la performance de chaque projet il faut suivre l’avancement de la réalisation du périmètre, le budget consommé et dans quels délais. Pour suivre le budget et les délais nous devons maitriser les notions suivantes:
- La valeur acquise (VA) = Coût budgété du travail effectué
- La valeur planifiée (VP) = Coût budgétisé du travail prévu
- Le coût réel (CR) = Coût réellement consommé pour le travail effectué.
LE BILAN DU PROJET
Une fois le projet jugé terminé il doit être mis en production c’est à dire passer au statut exploitation/maintenance. Cette phase est essentielle car elle va permettre d’assurer la complétude du projet et surtout fermer le budget alloué, s’assurer que les parties-prenantes sont satisfaites et informés et communiquer sur le projet.
Le bilan de projet est le document principal de la phase de clôture. Il permet de tirer des leçons et d’évaluer les performances du projet.
En effet, la documentation des leçons apprises est un élément essentiel du processus d’amélioration continue, et d’apprentissage organisationnel.
Dans cette section du bilan de projet, l’équipe de projet répond aux questions suivantes :
- Qu’est ce qui a bien fonctionné pour capitaliser dessus ?
- Qu’est ce qui a marché moins et comment s’y prendre la prochaine fois pour faire mieux ?