GESTION DE PROJET
Justifier le projet:
Tout projet doit avoir un sens pour l’organisation.
Qu’il soit initié par un sponsor de projet, un bureau des projets (PMO) ou toute autre autorité légitime, le projet doit être justifié.
Cela signifie qu’il doit faire l’objet d’une étude préalable visant à valider le besoin, l’investissement nécessaire (humain et financier) et le bénéfice attendu.
Qu’il soit nommé, « Cas d’affaire », « Business case » ou « Étude d’opportunité », ce document constitue un prérequis essentiel au démarrage du projet.
EXPRESSION DES BESOINS
1) Rappel du contexte
Important car il fixe les limites du besoin et son cadre d’application.
Si le contexte et le périmètre du projet ne sont pas clairs, le projet peut sortir de son cadre et est appelé à l’échec.
2) L’expression des besoins
Une bonne expression des besoins doit être comprise par tous les lecteurs, de l’utilisateur final au membre de l’équipe de réalisation en passant par le management.
3) La description des exigences
Les contraintes doivent être précisées dans l’expression des besoins. Elles influencent les livrables et sont souvent sources de risques.
LA CHARTE DU PROJET
La charte de projet prend ici toute son importance dans le processus d’expression des besoins car elle permet de cadrer les discussions et gérer les attentes des parties prenantes
Pour réussir un projet sous la triple contrainte (délais, budget et périmètre), pas de secret, il faut le planifier.
La planification d’un projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, et à estimer leurs charges et déterminer les ressources nécessaires à leur réalisation.
Mais aussi à réfléchir à comment les risques projet seront gérés, à comment communiquer avec les parties prenantes du projet …
Il est donc nécessaire de prendre le temps qu’il faut pour planifier un projet en détail avant de passer à l’action.
À chaque tâche définie, associez un objectif précis et mesurable, des ressources humaines, matérielles et financières adaptées et prévisionnelles, une charge de travail exprimée en nombre de journées-homme et surtout une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin.
La gestion des ressources implique d’une part l’équipe du projet et d’autre part les prestataires :
1.1. L’équipe projet
Les ressources nécessaires à la réalisation du projet doivent être gérées pendant la phase d’exécution.
Cela peut inclure la gestion des ressources humaines, telles que le recrutement, la formation, l’affectation des tâches et l’évaluation des performances, ainsi que la gestion des ressources matérielles, telles que les équipements, les fournitures et les locaux.
L’équipe projet doit être constituée avec prudence et bien gérée.
1.2. Les prestataires
Sur la base du cahier des charges finalisé et publié, il est question de sélectionner les prestataires et ensuite de gérer les approvisionnements et les prestations de votre projet.
Le choix des prestataires peut inclure l’acquisition de matériaux, l’externalisation de services spécifiques ou l’engagement de consultants spécialisés. Cela implique l’identification des besoins, l’évaluation des offres, la négociation des contrats et la sélection du prestataire le plus approprié pour répondre aux exigences du projet.
La gestion des approvisionnements englobe les activités liées à l’approvisionnement en matériaux, équipements ou services nécessaires à l’exécution du projet.
Confirme l’existence du projet en décrivant précisément ce dernier et les résultats à obtenir.
Confère au gestionnaire du projet l’autorité nécessaire pour utiliser les ressources organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement du projet.
C’est l’élément déclencheur du cycle de vie du projet. Elle arrive après l’étude d’opportunité et elle est suivie par la phase de planification du projet.
La charte de projet est émise par le commanditaire ou sponsor du projet
Le chef de projet doit insister pour que la note de cadrage soit préparée et approuvée avant le lancement des activités du projet
La charte de projet est le document de référence pour chaque étape du projet qui sert à définir clairement les attentes, les réponses et le rôle et responsabilités du chef de projet.
Elle sert à faire des arbitrages au sein de l’équipe, à valider les enjeux, l’opportunité à saisir ou le problème à traiter, les bénéfices, le contenu et les livrables du projet
ASSURER LE SUIVI ET LA TRACABILITE DES ACTIONS
Le suivi des actions est une activité qui doit se faire tout au long du cycle de vie du projet et peut être utilisé aussi bien avec l’équipe projet qu’avec le comité de projet ou d’autres instances.
- Lister les actions à suivre et marquez en gras les jalons
- Noter l’origine de l’action. Cela peut être en relation avec un livrable précis comme l’étude d’opportunité, ou en relation avec la gestion globale
- Nommer le responsable du livrable
- Définir la date d’échéance planifiée
- Mettre à jour le document en mettant le pourcentage de réalisation, la date de fin réelle, et le statut de traitement
CONTROLER LES DEMANDES DE CHANGEMENT
Une demande de changement est une demande de modification ou d’ajustement qui n’était pas prévu dans le plan du projet.
La gestion des demandes de changement est l’une des tâches fondamentales du chef de projet.
Chaque fois qu’une demande est émise, elle est documentée dans le registre des demandes de changements et ce quelque soit la décision prise (acceptée, refusée ou en attente).
- Décrire la demande de changement formulée, et motiver la demande
- Décrire le bénéfice attendu
- Prioriser et définir son impact sur le projet
- Effectuer un suivi régulier en mettnat à jour le statut de traitement.
